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Bienvenue dans la démo Pilotis

L'environnement de démo est en cours d'initialisation. En attendant, naviguez librement dans le menu pour découvrir l'outil :

  • Sessions — Toutes vos formations, leur taux Qualiopi en temps réel
  • Paiements — CA par session, par financement (Direct, DPC, FAF-PM)
  • Espace Formateur — Hub complet : workflows automatisés, QR codes, checklist Jour J
  • Conformité Qualiopi — Tous les critères suivis automatiquement
  • Relances — Stagiaires sans QCM ou éval — relancer en 1 clic
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✓
Tout est à jour
Aucune action requise pour le moment

Sessions à venir

Voir toutes les sessions →
Aucune session planifiée prochainement
Votre prochaine session approche

Vue d'ensemble de l'activité

depuis la création de l'organisme
Inscriptions totales
depuis 2019
Participants uniques
depuis l'origine
Participants Qualiopi
uniques depuis 2024
Taux de réalisation
%
présents / inscrits (sessions terminées)
Panier moyen
CA Catalogue / présent
Taux de re-engagement
%
stagiaires avec ≥2 formations

Sessions

Toutes les sessions avec leur conformité Qualiopi en temps réel

Stagiaires correspondants

StagiaireEmailN° stagiaireSessionFormationDate
Formation Session Date Inscrits Présents QCM avant QCM fin Éval /10 Att. Score Qualiopi ▲ ▼ ⓘ

Paiements

Chiffre d'affaires par session et par financement (source : sheet SESSIONS)

Année :

CA Catalogue = prix affiché × inscrits. CA Financements = montants effectivement attendus/payés par canal (Direct + DPC + FAF-PM). L'écart = remises ou tarifs négociés (DPC paie souvent moins que le catalogue).

Total cumulé depuis Année (en cours)

CA Catalogue
tarifs × inscrits
CA Financements confirmés
somme Direct + DPC + FAF-PM
Paiement direct
% du CA Financements
DPC
% du CA Financements
FAF-PM
% du CA Financements

Paiements en attente

Total à encaisser :

Stagiaires avec un reste à payer, du plus ancien au plus récent. Cliquer sur une ligne ouvre la session.

StagiaireSessionFormationDate sessionFinancementTarifPayéReste dû
✓
Aucun paiement en attente
Tous les stagiaires sont à jour

CA par année

AnnéeSessionsCA CatalogueDirectDPCFAF-PM

Total cumulé toutes années — depuis

CA Catalogue total
CA Financements total
Sessions

Détail par session (les 20 plus récentes)

Cliquez sur une session pour voir le détail des inscrits

FormationSessionDateInscritsCA CatalogueDirectDPCFAF-PM

Espace Formateur

Tout pour piloter une formation, de l'inscription à l'évaluation à froid

Préparer ma session — jour J

Détectée auto
Sélectionnez une session ci-dessus pour voir les inscrits, imprimer l'émargement et repérer les QCM manquants

Liste des inscrits ()

N° stagiaire ⓘ Nom RPPS Email Besoins spécifiques (PSH)
⚠️
stagiaire(s) n'ont pas rempli le QCM avant
À faire faire en début de session — communique le N° stagiaire ci-dessous
→ Lien QCM avant
📝
stagiaire(s) n'ont pas rempli le QCM après
À faire faire en fin de session — sinon la relance automatique du soir prendra le relais
→ Lien QCM après

Vue d'ensemble du processus

📝
Inscription
J-X
Confirmation auto
⏰
Rappel J-7
7 jours avant
Email + logistique
📬
Envoi ponctuel
Plan, QR repas
Instructions spéc.
optionnel
🎓
Formation
Jour J
Docs formateur
📜
Post-formation
Soir J0
Attestations auto
🔄
Éval froid
J+30
Retour + cross-sell

Automatisations actives ce qui part sans intervention manuelle

✅
Important : Tous les emails aux stagiaires sont automatiquement copiés à l'adresse admin de l'OF. Inutile de renvoyer les mêmes informations.
1
Inscription → Confirmation
🔔 Dès qu'un stagiaire s'inscrit
● Actif
Email de confirmation auto au stagiaire avec informations pratiques (lieu, horaires, matériel). Inscription enregistrée dans le tableau.
📧 Copie adminRésumé : nom du stagiaire, formation, financement.
3
QCM & Évaluations
🔔 Soumission des formulaires
● Actif
Collecte et enregistre automatiquement les réponses aux QCM pré-formation et les évaluations à chaud dans le tableau KPIs.
📊 Tableau mis à jourDonnées consultables à tout moment.
4
Rappel J-7
🔔 7 jours avant la formation
● Actif
Email automatique à tous les inscrits : rappel date, lieu, accès, matériel à apporter.
📧 Copie adminListe des stagiaires relancés + contenu mail.
5
Documents Formateur
🔔 J-1 ou manuellement
● Actif
Génère et envoie au formateur les documents pédagogiques : feuilles d'émargement, attestations vierges, liste des inscrits.
📧 Envoyé au formateurTout ce qu'il faut pour le jour J en pièce jointe.
7
Post-Formation — Attestations
🔔 Soir du jour J (19h auto)
● Actif
Envoie automatiquement les attestations à chaque stagiaire présent. Deux templates selon le financement.
📧 Copie adminRésumé : stagiaires traités, informations envoyées.
8
Évaluation froid J+30
🔔 30 jours après la formation
● Actif
Email de suivi : évaluation à froid (Qualiopi), puis proposition d'inscription à la formation complémentaire (IEG → LLA ou LLA → IEG).
📧 Copie adminRésumé des relances + statistiques de réponse.
2
Paiement Stripe (Webflow)
🔔 Nouvelle commande sur le site
● Actif
Enregistre automatiquement les paiements Stripe dans le tableau de gestion. Gère acomptes + soldes, filtre les paiements directs (hors DPC).
📊 Tableau mis à jourPaiements visibles directement dans le tableau Inscriptions.
10
Envoi Ponctuel Manuel
🔔 Déclenché manuellement par l'admin
● Actif
Entre rappel J-7 et formation : envoyer informations complémentaires (plan, QR code repas midi, rappels spécifiques). 4 blocs texte + 4 PJ modulables.
📧 Copie adminRésumé de l'envoi (destinataires + contenu).

Accès rapide

📊 Tableaux de suivi
📚 Ressources formateur
📝 Inscriptions
📊 Évaluations & Questionnaires

QR Codes à imprimer pour la salle

À afficher en salle le jour J. Cliquez pour télécharger en haute définition (400×400).

⚠️ Le QCM pré-formation diffère selon la formation — utiliser le bon QR code selon la session du jour.

QCM Formations

Autres

Checklist Jour J — Formateur

Enregistrement… Personnalisable — glisser pour réordonner, ✕ pour supprimer

Conformité Qualiopi

Indicateurs calculés automatiquement depuis vos données. Périmètre certifié Qualiopi : depuis 2024.

Période :
Acquisitions de connaissances
Ind. 11 ⓘ
→
Calculée sur stagiaires ayant rempli les 2 QCM (avant ET après) — soit % des présents
Satisfaction des apprenants
Ind. 13 ⓘ
/10
très satisfaits (note ≥ 9/10)
Assiduité et présence
Ind. 14 ⓘ
% présents / inscrits — sessions terminées
Suivi post-formation
Ind. 15 ⓘ
% évaluations à froid reçues (J+30)
Recommanderaient la formation
Critère ⓘ
"Tout à fait" sur le critère Recommande
Capables d'appliquer
Critère ⓘ
"Tout à fait" sur le critère Capable d'appliquer

Indicateurs par formation —

Mêmes indicateurs Qualiopi que le bloc principal, mais détaillés par formation. SOMAT/CE/CC obsolètes décochés dans l'onglet "Par formation" en bas.

Formation Acquisitions (Ind. 11) Satisfaction (Ind. 13) Présence (Ind. 14) Suivi froid (Ind. 15) Recommandent Capables d'appliquer
Aucune donnée Qualiopi pour cette période

Détail satisfaction par critère —

Les 12 critères qualitatifs de l'évaluation à chaud. Période = sélecteur d'année ci-dessus. Pour filtrer par formation, utilisez le sélecteur ci-dessous.

CritèreTrès satisfaisant / Tout à faitSatisfaisant / En partieAutreN

Activité par formation

LLA séparé en standalone vs "LLA via SOMOC" (SOMOC inclut une journée LLA — cf doc AMOPY). Cochez/décochez pour inclure/exclure des formations des stats globales en haut.

Formation Inscrits Présents Note moy /10 QCM avant QCM après Progression Éval froid

Avis et commentaires des stagiaires

Commentaires libres extraits des évaluations à chaud — réutilisables pour le site, brochures, témoignages

Aucun avis libre n'a encore été reçu dans les évaluations à chaud.

Statistiques historiques (depuis 2019)

Évolution de l'activité année par année. Note : satisfaction = moyenne /10 sur les retours reçus.

Année Sessions Inscrits Présents Satisfaction /10 Éval froid CA Catalogue CA Financements

Relances questionnaires

Stagiaires qui n'ont pas répondu — copie les emails ou exporte la liste pour relance dans Mailerlite/Gmail

À relancer :
ℹ️
QCM avant : à remplir AVANT la session pour mesurer le niveau initial. Liste des sessions à venir dans 7 jours. QCM après : à remplir le jour J ou le lendemain. Liste des stagiaires présents qui ne l'ont pas encore rempli. Éval à chaud : à remplir dans les jours suivant la formation. Liste des présents sans retour 3j+ après la session. Éval à froid J+30 : envoyée automatiquement par le Flux 8 n8n. Liste des présents qui n'ont pas répondu malgré la relance auto.
N° stagiaire ⓘ Stagiaire Email Session Formation Date session Jours écoulés
✓ Aucune relance nécessaire pour ce type de questionnaire

Phase 2 (à venir) : bouton "Relancer automatiquement" qui déclenche un workflow n8n envoyant un email type via Mailerlite. Pour l'instant : copie les emails et envoie manuellement depuis ton outil habituel.

Questionnaires

QCM et évaluations hébergés par Pilotis — les réponses alimentent automatiquement vos dossiers stagiaires et vos indicateurs Qualiopi

Réponses non rattachées

Le N° stagiaire saisi ne correspond à aucune inscription — vérifiez avec le stagiaire et corrigez son dossier, ou contactez le support.

Reçue leN° saisiQuestionnaire
✓
Comment ça marche : le stagiaire ouvre le lien (ou scanne le QR en salle), saisit son N° stagiaire et répond. Le score est calculé automatiquement et intégré à son dossier sous 2 minutes — visible dans Sessions, Conformité et sur les statistiques du site. Si le stagiaire consent, son commentaire d'évaluation arrive en brouillon de témoignage dans Mon site.

🔒 Les questions marquées Socle Qualiopi sont imposées par le référentiel et ne peuvent pas être modifiées ni supprimées. Vous pouvez ajouter vos propres questions à la suite.

Mon site

Votre site vitrine est alimenté en temps réel par Pilotis — publiez, le site se met à jour instantanément

Voir mon site ↗

Demandes d'inscription reçues

Reçue leContactFormationSessionFinancementMessageStatut
Aucune demande pour le moment — elles arriveront ici dès qu'un visiteur remplira le formulaire du site.

Sessions à venir sur le site

Une session publiée apparaît immédiatement sur le site avec son formulaire d'inscription. Dépubliez pour la retirer sans la supprimer.

FormationDatesLieuPlacesInscritsVisible sur le site
Aucune session à venir — créez-en une avec le bouton ci-dessus

Formations au catalogue du site

Les formations publiées composent la section « Nos formations » du site.

CodeIntituléDuréePrix catalogueVisible sur le site

Témoignages publiés sur le site

Affichés sur l'accueil et sur la page de la formation concernée. Pensez à demander l'accord du stagiaire avant publication (RGPD).

AuteurFormationNoteTémoignageVisible

Ajouter un témoignage

Textes du site

Modifiez les textes principaux — le site est régénéré automatiquement sous 2 minutes après chaque modification.

Informations légales mentions légales, accessibilité — obligatoires pour un OF

Nouvelle session

Elle sera créée, publiée sur le site et ouverte aux inscriptions immédiatement.

Aide

Tout pour utiliser le dashboard en autonomie

Questions fréquentes

Comment retrouver un stagiaire ?

Allez dans Sessions et tapez son nom, son email ou son N° stagiaire dans la barre de recherche. Cliquer sur un résultat ouvre directement sa session.

Comment voir les paiements en attente ?

Cliquez sur Paiements dans la sidebar : le bloc « Paiements en attente » liste les stagiaires avec un reste à payer, du plus ancien au plus récent, avec le total à encaisser.

Où en sont mes attestations ?

Les attestations partent automatiquement le soir de chaque formation. Pour repérer les manquantes : l'Accueil affiche une alerte s'il y en a, et dans chaque session (onglet Inscrits) la colonne M3 indique stagiaire par stagiaire si l'attestation a été envoyée (point vert) ou non (point gris).

Comment préparer un audit Qualiopi ?

Allez dans Conformité : les 4 indicateurs clés (11, 13, 14, 15) et le détail par formation s'affichent pour la période choisie. Pour repérer les sessions à corriger, allez dans Sessions et cliquez sur l'en-tête « Score Qualiopi » pour trier. Pour le dossier d'une session : ouvrez-la, onglets « Dossier Qualiopi » et « Export ».

Comment relancer les stagiaires qui n'ont pas répondu ?

Page Relances : choisissez le questionnaire (QCM avant, QCM après, éval à chaud ou à froid), sélectionnez les stagiaires, puis « Copier emails », « Ouvrir dans votre messagerie » ou « Exporter CSV ».

Pourquoi mes données ne sont-elles pas à jour ?

Le dashboard se synchronise chaque nuit avec vos outils (tableaux, formulaires). La date de dernière synchro est visible en bas de la sidebar. Si elle est ancienne, contactez votre support (voir Contacts ci-dessous).

Qu'est-ce qu'un "indicateur Qualiopi" ?

Ce sont les critères qu'un auditeur vérifie pour renouveler votre certification. Le dashboard suit 4 indicateurs clés : Ind. 11 (acquisitions), Ind. 13 (satisfaction), Ind. 14 (assiduité), Ind. 15 (suivi post-formation).

État de la synchronisation

Dernière sync :

Les données sont synchronisées chaque nuit depuis vos Google Sheets via Service Account.

État des 8 automatisations n8n

  • Flux 1 — Inscription → Confirmation
  • Flux 2 — Paiement Stripe (Webflow)
  • Flux 3 — QCM & Évaluations
  • Flux 4 — Rappel J-7
  • Flux 5 — Documents Formateur
  • Flux 7 — Post-Formation Attestations (soir J0)
  • Flux 8 — Évaluation froid J+30
  • Flux 10 — Envoi ponctuel manuel

Détails complets dans Espace Formateur → Automatisations actives

Contacts

En cas de problème

  • Un email n'est pas parti → signaler au support avec le nom du stagiaire et la formation
  • Un stagiaire n'a pas reçu son attestation → le support peut la renvoyer manuellement
  • Problème d'accès à un tableau ou à un lien → contacter le support (voir Contacts ci-dessus)